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Mi trovo nella condizione di sostituire il titolare della farmacia come direttore responsabile per un lungo periodo. Per quello che riguarda gli adempimenti privacy, come titolarità del trattamento, nomine degli incaricati, etc. devo sostituire tutta la documentazione trasferendola a mio nome o il titolare, sebbene in congedo per malattia, rimane il legale amministratore?

La sostituzione del titolare di farmacia, mediante nomina di direttore responsabile dell'esercizio farmaceutico, non determina necessariamente, a mio avviso, il mutamento del titolare del trattamento dei dati; si tratta infatti di una sostituzione temporanea. Il codice della privacy, nella parte generale, all'art. 4, lett. f, definisce titolare, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza".

Questa stessa norma, alla lett. g, individua nel responsabile la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali ed alla lett. h definisce quali incaricati le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile.

Il D. Lgs. 196/2003 al titolo IV, nel disciplinare i "Soggetti che effettuano in trattamento", stabilisce all'art. 28 che quando il trattamento è effettuato da una persona giuridica, da una pubblica amministrazione o da un qualsiasi altro ente, associazione od organismo, titolare del trattamento è l'entità nel suo complesso o l'unità od organismo periferico che esercita un potere decisionale del tutto autonomo sulle finalità e sulle modalità del trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza.

La successiva disposizione (art. 29) indica che il responsabile è designato dal titolare facoltativamente; se designato, il responsabile è individuato tra soggetti che per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.

Ove ritenuto necessario per esigenze organizzative, possono essere designati responsabili più soggetti, anche mediante suddivisione di compiti; in ogni caso, i compiti affidati al responsabile sono analiticamente specificati per iscritto dal titolare.

Il responsabile, nell'effettuare il trattamento, deve attenersi alle istruzioni impartite dal titolare, il quale, anche tramite verifiche periodiche, vigila sulla puntuale osservanza delle proprie istruzioni e comunque sulla adeguatezza, la capacità e l'affidabilità del responsabile prescelto.

L'art. 30 specifica poi che le operazioni di trattamento possono essere effettuate solo da incaricati che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, attenendosi alle istruzioni impartite.

La designazione degli incaricati deve risultare per iscritto, individuando puntualmente l'ambito del trattamento consentito; si considera tale anche la documentata preposizione della persona fisica ad una unità per la quale è individuato, per iscritto, l'ambito del trattamento consentito agli addetti all'unità medesima.

Benché l'art. 28 faccia riferimento al titolare a soggetti diversi dalla persona fisica, ciò non toglie che il titolare coincidente con un singolo soggetto possa avvalersi di un responsabile.

Nulla dunque apparentemente vieta che il titolare della farmacia, seppur sostituito, continui ad essere titolare del trattamento; il sostituto, direttore responsabile, potrebbe ragionevolmente venir nominato responsabile ai sensi dell'art. 29 Codice Privacy, nel rispetto delle modalità indicate dal D. Lgs. 196/2003; del resto neppure le disposizioni contenute nella parte II del Codice sembrano imporre regole specifiche sul punto.

Avv. Claudio Duchi