Utifar

Visto che la ricetta veterinaria è elettronica, che le bolle si devono conservare per 10 anni e le fatture per 5 anni, la conservazione di fatture e bolle può avvenire in maniera elettronica (archivio telematico) od occorre ancora conservare il tutto in modalità cartacea? Inoltre alcuni magazzini redigono alla fine di ogni mese un documento con il riepilogo di tutti i farmaci veterinari venduti, quest’ultimo può sostituire la bolla, in occasione di ispezione, o conviene avere entrambi (il riepilogo per far prima a trovare la bolla)?

Da quando è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per la maggior parte delle categorie produttive, il DDT ha assunto una nuova funzione. è infatti possibile creare la fattura elettronica a partire dal DDT e viceversa.
Specialmente nel contesto delle vendite, l’emissione congiunta di fatture elettroniche e documenti di trasporto sta diventando la norma.
Ciò non significa che si tratti dello stesso documento: i due documenti vanno conservati a norma speratamente. Nel caso di una fattura differita su una prestazione dettagliata nel relativo DDT, però, è possibile indicare in fattura soltanto il riferimento al DDT allegato.
I documenti di trasporto possono essere conservati in formato cartaceo oppure digitale.
è altresì possibile tradurre la conservazione cartacea in digitale, tramite l’acquisizione dell’immagine secondo le specifiche tecniche in vigore, in un secondo momento.
Devono comunque sempre risultare tutte le informazioni definite dalla legge e deve essere garantito, come per ogni documento rilevante ai fini fiscali, l’accesso alla documentazione a scopo di verifica e controllo. Le linee guida per la conservazione dei documenti digitali sono quelle emanate dall’AgID in riferimento all’art.71 del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Sono entrate in vigore in via esclusiva, abrogando diversi provvedimenti in materia, il 1 Gennaio 2022.
Come specificato dal CAD, la modalità di conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti e delle eventuali cartelle - o fascicoli di documenti digitali. Come stabilisce il DMEF del 17 Giugno 2014, i documenti informatici ai fini tributari devono utilizzare “i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico”.
Laddove effettuata secondo le regole tecniche definite dall’AgID, è anche ossibile la digitalizzazione dei documenti di trasporto inizialmente conservati in formato cartaceo. Per quanto riguarda il documento elaborato dai magazzini non può sostituire il DDT.

Avv. Paolo Leopardi